会社の重要書類の片隅に『confidential』という文字が記載されているのを見たことはありませんか?この『コンフィデンシャル』という言葉には「この書類は機密文書です」というような意味合いがあります。しかし、どんな場合に使うものなのかはっきりわからないという人もいるでしょう。

?その原因や問題となる管理方法を聞いてみた, 【シュレッダーと溶解どっちがいいの?】機密文書の廃棄方法ごとにメリット・デメリットをまとめてみた, キューチャン!|【総務部歓喜】待望の機密処理サービス!すごいよ! !保護(まもる)くん, 株式会社Candee|即戦力の大型ルーキーが電撃加入!セキュリティー対策強化に期待!, 保護くん(まもるくん)好きすぎるーと言いまくっていたら「じゃあ来てみる?」と製造元である株式会社日本パープルさんにお呼ばれしたので行ってきた!. 企業がビジネスをするにあたり、たくさんの意思決定や情報のやり取りをします。その中において「機密情報」は、特に管理をきちんとしなければなりません。, しかし、正確に「機密」の意味定義がされていなければ、うっかり漏らしてはいけない人に秘密を公開してしまう可能性もあるもの。そこで今回は、「部外秘」「社外秘」をはじめとした、機密性の高い文書の種類を紹介します。機密保持をするために役立つので、参考にしてみてください。, 文書は、大きく2つに分けることができます。一般書類と重要書類です。それぞれどのような文書を指すのか、見ていきましょう。, 一般書類は、簡単なプレゼンテーション資料、会議のメモなど、公式ではない文書を指します。文書の重要度はそこまで高くはないため、厳格に保存する必要性は低いです。, こちらは、読んで字のごとく企業の経営にとって重要度の高い書類を指します。具体的には、契約書や決算書、そして今回取り扱う機密文書です。重要書類には、一定期間保存しなければならないものや、安易に公開してはならないものも含まれます。, 一定期間の保存が要求され、公開を制限されている機密文書ですが、文書の重要度によって3つに分類されます。, 【極秘文書】最も機密性が求められる文書。企業の発展や存続にかかわる、きわめて重要な項目といえます。知ることができるのは、企業の中でも上層部にあたる人のみ。まさに、企業経営の核となる秘匿性の高い文書です。, 【秘文書】極秘文書の次に重要度の高い文書。経営戦略、営業企画、新人事、会社方針などがこれにあたります。例えば、特許申請の段階にある新技術などは秘文書となりえます。, 【社外秘文書】機密事項のうち、もっとも重要度の低い文書。読んで文字の通り、社外に出すのが適切ではない文書を指します。顧客情報や契約情報などが、これに該当します。, 社外秘文書は、「秘密文書」「秘文書」「社外秘文書」と、重要度によって3つに分類することができますが、ある特定の種類の文書が、必ずしも同じ重要度とは限りません。技術開発の文書を例にとると、どんな開発を行っているかによって、担当者の判断次第で秘文書になることもあれば、極秘文書になることもあるのです。, また、皆さんの職場でもよく耳にするであろう「部外秘」という言葉は、ある部署でのみ共有が許された文書のことを指します。機密文書についてはこちらもあわせてごらんください。, 企業が極秘文書・秘文書・社外秘など公開の範囲を細かく設定し、機密性を守ろうとする理由はどこにあるのでしょうか?大きく2つに分けられます。, 1つ目は、自社のビジネスを守るためです。これは契約締結時によくみられる、機密保持契約(NDA)にも表れています。自社における重要な経営戦略、技術などが流出した場合、競合他社にアイデアを真似されてしまうかもしれません。そういったことを防ぐためにも、文書の公開範囲は細かく設定して管理する必要があるのです。, 2つ目は、情報漏洩があると信用が失墜し、ビジネスチャンスを失いかねないからです。企業間取引においては、様々な情報が交換されます。例えば、新しいシステムを導入しようと考えたときには、発注先企業に自社の情報を必要に応じて公開します。仮に、過去に不注意で情報漏洩があった場合、その企業を信用して発注することはできないでしょう。, 管理が甘く、機密文書が外部に流出してしまった場合、企業は自社だけでなく、取引先にも不利益を与えてしまうかもしれません。自社を発展させていくには、機密情報は慎重に扱わなければならないのです。, 機密文書には、一定期間保存をしなければならないものばかり。ましてや、契約書は少なくともそのプロジェクトが終わるまでは保存の必要があります。管理を高い精度で行うために、文書の保存を外注するのは有効な手段です。例えば、トランクルームというサービス。機密保持から管理まで、機密文書保存の悩みをすべて引き受けてくれます。, 取引や製品開発を活発に行うと、その分機密文書の量も増え、トランクルームやオフィスがパンパンになってしまいます。そのため、不要だと判断したものは破棄してしまいましょう。, ただ丸めて捨てるだけでは、機密が外部に漏れ出かねません。シュレッダーにかける方法が一般的ですが、大量となると手間がかかります。必要であれば、専門業者に発注し、一度に処理してもらいましょう。確実に早く機密文書を破棄したい場合にはおすすめです。, 営業成績を伸ばす、無駄を削減するなど、企業の業績を上げる方法はさまざまにありますが、機密文書の管理といった守りの部分をきちんと徹底することは、企業を運営する上で重要です。, 皆さんの企業でも、機密性の認識についてきちんと理解できているか、改めて考える機会にしてみてください。, 機密文書は、会社の信頼に関わる重要な書類です。大量な書類を安全かつスピーディーに処理を行うためには、専門業者に頼むことも有効なひとつの手段です。, 日本パープルの機密廃棄サービス「保護くん」は、オフィスに鍵付き回収ボックスを設置し、そのなかに機密文書を投入するだけで機密処理は完了。ホチキスやバインダーもそのままでOK。また、運搬から処理まで一社完結で行い、処理完了後は機密抹消処理証明書が発行されるので、徹底した情報漏洩対策が行えます。, シュレッダーよりも手軽に効率良く、溶解処理よりも安全性の高い保護くんなら、業務への負担をかけず、手軽に機密処理ができるようになるでしょう。, 重要書類を紛失したことがあるサラリーマンは○%! 提案資料などを作成する際、社外や部外に漏れてはいけない重要な情報を記すことがありますよね。そのような情報が含まれている文書を「機密文書」といいます。, それでは、機密文書と分かるようにするには、どのように表示するとよいのでしょうか。また、社外に持ち出したり破棄するときには、どのように扱うのが正しいのでしょうか。, 文書の情報が漏えいした場合、企業にとって多大な損失が起こりうるとされる、最も秘密保持の重要度が高い文書です。社内でも、閲覧ができるのは経営幹部などごく一部の人に限定されます。コピーや複製にも制限がある場合が多いでしょう。, 極秘文書ほどの重要度ではないもの、極秘に準じた扱いをしなければならない文書です。個人情報・事業戦略・人事関連書類などが秘文書として扱われることが多いでしょう。社内でも限られた関係者しか閲覧できません。, 社外に持ち出すことによって、会社に損失があるおそれのある文書です。基本的には社員しか閲覧することができません。, 「部外秘文書」も社外秘と同等レベルの機密文書であり、規模の大きな企業では部署内などに閲覧が限定されます。企画書や顧客リストなどが社外秘・部外秘に定められることが多いです。, 機密文書は、ひと目見てその重要度が分かるように表記することが必要です。一般的にはいくつかの表記方法があります。, 企業によっては、機密文書の管理規定が定められている場合もあるようです。文書を作成する前に、自社の規定を確認しておきましょう。, 「極秘」「社外秘」「部外秘」など、重要度のランクを赤字で表記します。フォントサイズは、目につきやすいように大きめがいいでしょう。, ドキュメントファイルによっては、背景に薄い赤色などで透かし文字を入れることができるものがあります。, 「社外秘」「機密文書」「持出厳禁」などの文字を背景に入れることによって、文書を見る人へ機密文書の重要性を意識させることができるでしょう。, 文書をデータ管理する場合、ファイル自体にロックをかけてパスワードを設定しておくことも大切です。, 基本的には社外に持ち出さないのが機密文書ですが、内容によってはやむを得ずメールや郵送で送付しなければならないこともあるでしょう。その際、気を付けておいたほうがよいことがいくつかあります。, 電子メールは、送信してから受信されるまでに、複数のサーバーを介して通信されます。その間、暗号化されていない情報だと、どこかで傍受されてしまう可能性もゼロではありません。, サーバーの通信設定や、メール暗号化システムを利用しましょう。安全性を高めることが、企業の信頼にもつながります。, 配達状況を確認でき、対面で配達してくれるサービスです。その際、あらかじめ送付する相手先にも受け取りの連絡をしておくとよいでしょう。, 機密文書は、長い間保管しておくべきものが多いです。しかし、そうでないものもあります。不要になった文書はその時点で速やかに破棄しましょう。, 機密文書を破棄する際、一般のゴミと一緒に捨ててしまうと、外部に情報が漏れてしまうおそれがあります。適切な方法で処理しなければなりません。, 少量の書類を社内で破棄したい場合は、シュレッダーを使って細断するのが一般的でしょう。オフィス用の電動シュレッダーなどであれば、家庭用よりは細かく細断することができます。しかし、完璧に読み取れないとはいえないので、注意が必要です。, 大量の機密文書を破棄しなければならない場合、廃棄物業者に処理を委託するのが安心です。, ダンボール箱に文書をまとめて入れ、箱ごと溶解処理してもらえるサービスもあります。開封することなく破棄することができる業者もあるので、外部の目に触れることが心配な書類は依頼すると良いですね。, ・ひと目見て機密文書と判断できるように、赤字での表記や背景に透かし文字を入れる。 Copyright (C) 2020 機密書類 廃棄/処理/溶解は創業85年、漏洩事故0|デルエフ All Rights Reserved.

ワードでは、ページの背景に「機密」「コピー禁止」などの透かし文字を表示することができます。特にビジネス文書では、利用する機会の多い機能です。本記事では、Word 2016/2013による設定方法を説明します。なお、Word 2010のみ少し手順が異なるので、適宜、補足します。 客先に提出する、とある案件の資料(企画提案)があるのですが、その表表紙に、厳秘扱いを意味する文言を、短めの日本語文面と英単語(・・・confidential?・・・)で記載したいのですが、なかなか文面が浮かんできません。どなたか得意 今回は、機密文書の表記方法と、取り扱う際に注意することをまとめてご紹介します。 機密文書の種類は? 機密文書と呼ばれるものは、主に以下の3種類に分けられます。 (1)極秘文書 (2)秘文書 (3)社外秘文書 (1)極秘文書 企業がビジネスをするにあたり、たくさんの意思決定や情報のやり取りをします。その中において「機密情報」は、特に管理をきちんとしなければなりません。今回は、「部外秘」「社外秘」をはじめとした、機密性の高い文書の種類を紹介します。 ・破棄する際は、シュレッダーもしくは専門の廃棄物処理業者に委託する。, 機密文書は、取り扱いを間違えると、会社にとって大きな損失につながることもあります。適切な方法で、作成・管理・破棄することが大切です。.

機密文書に関する法律はあるのか 機密文書に関連する法律にはどのようなものがあるのでしょうか。上述の「極秘」「秘」「社外秘」という考え方はあくまで一般的な分類であり、ずばり「機密文書」という言葉について定義している法律はありません。